让你的演讲者准时的5种方法

　　对于活动组织者来说，让公众演讲者准时演讲是一个常见的挑战:即使只有几个演讲持续几分钟，一整天都会变得混乱不堪。回到正轨几乎是不可能的。许多发言者可能认为超出他们的时间是正常的，甚至更糟的是，他们无法控制自己的时间，而没有意识到这可能对整个会议产生的后果。一个热情的演讲者可能会忘乎所以，甚至最有经验的演讲者也会忘记他们的时间。

虽然大多数演讲者喜欢活动组织者不干涉的自由，但会议如期进行对整个会议来说是很重要的。

那么，有什么万无一失的方法来确保你的演讲者准时出场呢？

1.清楚地传达时间框架

你希望他们谈多久:你需要和你的演讲者清楚地交流活动的日程安排，以及你需要他们演讲多长时间。

不要含糊其辞，给出非常具体的时间框架。不要说他们计划谈20分钟，而是给出你希望他们开始和结束陈述的确切时间。例如，“您的演示将在10:05开始必须10点25分结束。"

查看时间:演讲者到达后，再次与他们一起检查时间安排。这也是和他们一起复习暗示和信号的最佳时机。如果时间框架有任何变化:在这里清楚地表达出来，并确保他们能够灵活地做出任何必要的改变来适应。

检查的后果:就在演讲者上台之前，最后一次和他们回顾他们有多少时间。警告他们当他们超过他们的时间框架时会发生什么(例如，你轻轻地敲了一个杯子)——但是记住要专业。

2.给自己留有缓冲空间

过渡时间:给演讲者留时间上台做准备，给人们留时间去不同的房间，给问题留时间，并在演讲后给出反馈。

一些活动组织者发现告诉演讲者少于他们在议程上计划的时间是有帮助的，以确保有一点额外的过渡空间。

没有人会因为一天提前结束而不高兴，但是如果一天结束了，人们会很快变得烦躁。

走过的演讲者:总是在议程中为发言人留出额外的时间。可以作为宝贵的人脉时间。

向有经验的演讲者表达清楚:大多数经验丰富的演讲者会自动添加到他们自己的缓冲区，除非你明确告诉他们。如果你确信你的会议或培训会准时进行，一定要告诉你的演讲者，这样他们可以调整。

3.计时设备

使时钟可见:确保进行谈话的房间有某种计时装置。只要有可能，就把一个放在舞台或讲道坛的右边，让演讲者可以清楚地看到它。

向发言人报到:事先和演讲人谈谈他们计划如何按时演讲。询问他们计划使用什么技术，比如他们是否有手表或闹钟。

如果没有计时器，也没有展示，给演讲者一个计时器:准备一个额外的计时装置(比如手表或小计时器),以防你的演讲者没有计时装置，而且房间或舞台上也没有时钟。

4.使用信号

眼神交流:即使是最有经验的演讲者也会忘记时间。对于低调的事件，试着抓住说话者的眼睛，通过轻拍你的手腕让他们知道(这是通用的！)他们的时间不多了。

预定提示:一些活动组织者使用提示卡向演讲者发出时间到了的信号。确保在演讲者上台之前，你与他们交流了提示卡的含义，并且他们应该留意提示卡。避免使用发出噪音的提示(如铃声、警报或蜂鸣器)，因为它们会干扰观众。

使用两个信号:为了实现完美的平稳过渡，你可以给演讲者两个信号，一个是他们应该什么时候结束演讲，另一个是他们需要什么时候结束演讲。这两个提示之间的时间差由你决定，但大多数演讲者发现至少五分钟的警告对总结他们的想法非常有帮助。

5.站上舞台

在最坏的情况下，演讲者会忽略时间框架，忽略信号，并在超过演讲时间的“安全区”(额外增加的时间)后继续讲话。尽管看起来很不舒服，但作为活动组织者，你需要采取行动。

首先站起来，慢慢走向舞台，让演讲者完全看得见。然后，如果发言者没有立即结束他们的讲话，你需要直接走上前去，站在发言者旁边。大多数说话者会明白这个暗示而停止说话。

然而，如果他们仍然不同意，结束演讲的最礼貌的方式是感谢演讲者，并告诉听众讨论将在以后继续。

你甚至可以通过建议另一个地点和时间来缓和这种气氛，比如“在今天的最后一次会议之后，在中央大厅。”

作为活动组织者，这是尊重演讲者、观众和会议需求之间的微妙平衡。确保每场会议和演讲都按时进行，可以保证对所有演讲者的公平，并让听众有所收获。保持活动顺利进行的几个方法包括有效沟通、拥有合适的工具，以及确保在出现问题时有备用计划。