高效主持人召开高效会议的6个技巧

一次成功的会议应该是一次积极的经历，一次思想的交汇，一次集体讨论的机会，最终是一次有益的、富有成效的相聚。你最不希望的事情是参与者离开时想知道重点是什么——是不是太长了，没有重点，或者它应该只是一封电子邮件。

糟糕的会议不仅仅是浪费时间，也是浪费潜力。如果是定期举行的会议，那么你要确保投入的时间是值得的，如果是与不常在同一房间或视频通话的人的一次性会议，你要充分利用这一时刻。

一次糟糕的会议的典型原因是缺乏明确的目的，谈话偏离了轨道，没有任何商定的后续步骤就结束了。所有这些问题的解决方案是一个好的主持人——一个设置议程、促进对话以确保每个人都有发言权，同时也让讨论向前推进的人。这是一种微妙的平衡，要取得正确的平衡需要比许多人意识到的更多的技巧。

我们有一些提示可以帮助你理解主持人的角色和成功主持会议的实用方法。

1.设定期望值

作为主持人，你的核心职责是负责并保持控制，这甚至可以在会议开始前就通过适当设定期望值来实现。让大家知道时间，地点，形式。是当面还是网上？有没有需要提前下载的文件？当那些与会者知道主要议题，还有谁要来，会有多长时间，他们就可以了解会是什么样子，他们需要准备什么。

在会议开始时，你应该概述一下会议的结构和规则。谁将做报告？人们可以在任何时候说话还是应该等着被叫到？你坚持每个人都开着摄像头吗？人们不说话的时候应该静音吗？通过一开始就列出这些，你消除了任何困惑，可以从权威开始。

2.维持秩序

当你让几个人聚在一起谈话时，一个人可能会接手，而其他人会后退一步。作为主持人，认识到这些问题并避免它们发生是你的工作。

记录谁在说话，谁没说话；听听他们的观点和语气。一个人接管讨论并推行自己的观点，而不给其他人反对或分享其他观点的机会吗？如果发生这种情况——不管是不是故意的——你有责任要求他们让别人说话。大多数时候，他们会顺从，而其他时候你可能需要更加自信。

在一个悠闲放松的会议中，与会者可能会在他们有话要说的时候畅所欲言，而主持人只需要温和地阻止人们互相说话。在更激烈的情况下，他们可能需要一种更正式的方式来号召人们发言。当在网上见面时，很容易错过对方在说什么，所以要留心。

3.保持专注，继续前进

主持人的责任是写和分发议程。这个有序的会议主题列表是保持会议重点和任务的另一种方式(并指出什么是不讨论的)。通常情况下，议程项目是按优先顺序排列的，最重要的问题先提出，次要的问题后提出。

话题和题外话可能很有趣，通常也很有用，但是如果谈话偏离需要讨论的话题太远，请温和地引导它回到正轨。提醒与会者他们在这里要讨论什么——也许在会议结束时，或者在单独的会议上，提供时间来讨论提出的其他问题。

在主持会议时，其他演示者可能需要轻推来总结，提醒开始或停止共享他们的屏幕，将背景静音，或者可能不太懂技术，无法发现有人有问题。即使你不是积极领导的人，你也应该保持负责和控制。

4.测时

人们为会议留出特定的时间，如果超出时间，他们不会感激。作为主持人，你应该一直盯着时钟——你知道整个会议有多长，议程上有多少项目。

在会议之前，你至少应该大致了解哪些话题是最重要的，哪些话题会引发最多的讨论，以及是否有特别有争议的话题。这些很可能会占用大部分时间，作为主持人，你的一个重要职责是推动较小主题的对话，确保较大和更重要的领域有足够的时间。同样，你也不希望在这些较大的问题上花太多时间，以至于最后几个话题不得不匆匆结束。 

5.解决争议并跟踪后续步骤

保持会议重点并避免循环和重复讨论的一个方法是主持人打破僵局并提供不定期的总结。如果两三个对立的观点反复出现，而没有得出任何结论，你应该采取中立的立场来总结主要论点，认可任何共识，并致力于找到一致和潜在合作的领域。协议可能不会总是达成，但总会有一些结果——即使只是一个日后重新评估的协议。

在每次讨论结束时，你应该回顾主要的决定和行动要点。这确保了即使在长时间的辩论结束时也没有混乱的空间，并帮助做会议记录的人澄清。

6.会后跟进

正如主持人的角色在会前开始，会后继续。有时主持人自己写会议记录，有时在会议上委托给其他人，但无论哪种方式，你都有责任检查会议记录是否及时发出。这些作为行动要点和谁需要做什么的提醒，以及达成一致的正式记录。你可以在会后使用这些行动点来检查它们是否完成。 

促成会议需要自信、耐心和找到良好平衡的能力。一个会议应该足够活跃，以保持每个人的兴趣，而不是变得难以控制，并控制到每个人都可以发言，但不会听起来像一群咩咩叫的绵羊。遵循这些步骤，你会开始找到平衡，成为一个更有效的主持人。